Afspraken planner
Als je vaak online afspraken maakt kan een crm met een online afspraken planner veel tijd besparen. Laat klanten zelf direct afspraken inplannen en deel je agenda direct met collega’s. Een goede planner maakt het beheer van afspraken eenvoudig en synchroniseert met tools als Office 365 (Outlook) of Google Calendar.
Toegang geven tot je agenda
Een belangrijk onderdeel van customer relations management is het beheren van je agenda. Online tools als Google Calendar of Microsoft Outlook bieden wel opties om deze te delen met collega’s, maar stellen je agenda niet open voor klanten. Het maken van afspraken per e-mail kan dan veel tijd kosten.
Goede crm-software kan hierbij veel tijd besparen. Door je agenda online open te stellen voor klanten kunnen deze zelf een afspraak inplannen. Bespaar jezelf de tijd van het heen- en weer bellen of mailen om een afspraak te maken. Laat de klant zelf bepalen wanneer het uitkomt!
Laat klanten zelf de beste datum en tijdstip voor de afspraak bepalen.
Zoek je CRM-software? Met het Gripp CRM heb je al je contacten bij de hand; klanten, leveranciers, leads. Probeer de software 14 dagen uit, geheel vrijblijvend en zonder beperkingen.
Voor- en nadelen
Crm-software met een goede afspraken planner-oplossing heeft meerdere voordelen voor jou als gebruiker. De belangrijkste op een rij:
- Conversie: Klanten reageren meestal sneller. Ze maken eerder een afspraak als ze zelf controle hebben.
- Efficiëntie: Klanten plannen zelf afspraken op beschikbare tijdstippen. Dat kan jullie beide tijd besparen.
- Transparantie: Het biedt duidelijkheid over je beschikbaarheid. Dat kan misverstanden voorkomen.
- Gemak: Klanten waarderen het gemak als ze niet meer heen en weer hoeven te mailen of bellen.
- Veiligheid: Een goede afspraken planner weet welke informatie je wel en niet kunt delen.
- Bevestigings- en herinneringsmails: Herinner de klant kort voor de afspraak en voorkom no-shows.
- Videolink: Stuur automatisch een videolink voor Google Meet of Zoom mee bij een videoafspraak.
Natuurlijk zijn er ook nadelen mogelijk:
- Privacy: Zonder goede software kan het delen van je agenda privacy-problemen geven.
- Verlies van controle: Je verliest de controle over je agenda als klanten de afspraak plannen.
- Overboeking: Als je ook op andere manieren afspraken maakt is er een risico op overboeking.
- Afleiding: Afspraakverzoeken kunnen je afleiden van je werk.
- Technische problemen: Afhankelijkheid van technologie brengt altijd het risico van technische problemen met zich mee, zoals synchronisatiefouten of uitval van het systeem.
Ruimte reserveren in je agenda
Het verlies van eigen controle is voor de meeste mensen het grootste nadeel. Deels kun je dit oplossen door hier vooraf goed rekening mee te houden. Bijvoorbeeld door voldoende tijd te reserveren voor andere werkzaamheden, en alleen specifieke delen van je agenda te selecteren die de software beschikbaar heeft.
Ook helpt het als je automatisch wat tijd voor en na elke afspraak reserveert, zodat je niet hoeft te haasten tussen twee verschillende afspraken in. Verder is het slim om de software slechts een beperkte periode mee te geven, zodat je vakanties ruim op tijd kunt inplannen.
Bekende afspraken planners
Enkele bekende oplossen waarmee je eenvoudig afspraken kunt beheren, delen met collega’s, klanten of je agenda kunt integreren in je website zijn:
Gratis afspraken planner van HubSpot. Plan meer afspraken door je kalender te delen in e-mails. Voeg je Google- of Office 365-kalender eenvoudig toe aan je website en laat bezoekers zelf afspraken inplannen. Met de aanvullende salessoftware kun je ook analyses maken op je database.
Laat bezoekers direct een reservering maken voor bijvoorbeeld een vergaderzaal, boot, event of afspraak. Bespaar tijd op het aannemen van telefoon of het beantwoorden van e-mail. Houd medewerkers automatisch op de hoogte van afspraken die voor hen belangrijk zijn.
Afspraken maken per e-mail of via je website
Als je toegang geeft tot jouw agenda moet je dat wel nog laten weten aan de klant zelf. In een mail, of in je automatische mailafsluiting, kun je een link meesturen waarmee ze zelf een afspraak kunnen maken. De link kun je ook delen via Whatsapp of andere kanalen.
De meeste crm-systemen bieden ook de code waarmee je jouw agenda kunt integreren in je website. Als jij zelf toegang hebt tot de code van je website of als jouw websitesysteem de optie biedt om een stukje html toe te voegen aan een pagina kun je daar eenvoudig de code inplakken. Het systeem doet dan de rest. Je kunt deze code natuurlijk ook naar je websiteontwikkelaar sturen.
Synchroniseer je agenda met Office of Google
Synchroniseer afspraken uit je online planner met Google Workspace, Google Calendar of Microsoft Outlook via Office 365. Bij de meeste crm-oplossingen kan dit zonder het gebruik van extra code. Je hoeft alleen eenmalig toegang te geven in het crm zelf.
Daarna synchroniseert de software afspraken automatisch naar Google Calendar of de kalender van bijvoorbeeld Microsoft Outlook. Afspraken die je maakt komen automatisch ook daar in je agenda te staan.
Geen eenmalig toegang tot je agenda en het crm sychroniseert afspraken automatisch.
