CRM via Excel

Er zijn verschillende systemen waarin je klantgegevens kunt vastleggen. CRM via Excel wordt vooral door startende en kleinere ondernemers ingezet. Het bijhouden van gegevens via Excel is betaalbaar en eenvoudig in gebruik. Toch kleven er ook nadelen aan CRM via Excel.

Met meer informatie kun je klanten en prospects beter bedienen. Tenminste, als je hier overzicht in kunt houden en de data actueel blijft.

Om gegevens van (potentiële) klanten te registreren kun je gebruikmaken van speciale CRM-software (Customer Relationship Management), maar er zijn ook ondernemers die dit bijhouden via Excel.

Hoe werkt CRM via Excel?

CRM helpt je om alle belangrijke data van je zakelijke relaties op een centrale plek te bewaren. Denk aan contactgegevens, afspraken en taken naar aanleiding van gevoerde gesprekken. In Excel vind je een aantal standaardsjablonen die kunnen dienen als basis voor een CRM-systeem, zoals de template klantcontactpersonen. Ook zijn er bedrijven die (tegen betaling) uitgebreidere CRM-sjablonen aanbieden.

Excel is geen CRM maar biedt wel sjablonen voor klantgegevens.

Wat zijn de voordelen van CRM via Excel?

Bedrijven die (nog) weinig klanten en relaties hebben, houden deze gegevens vaak bij in Excel. Ze hebben de software al, en houden hier ook al andere overzichten in bij. Voor mensen zijn al bekend met andere templates van Excel voelt dat al snel vertrouwd aan.

Een ander voordeel is dat een groot deel van het programmeerwerk al is gedaan door Microsoft. Als je een externe partij inhuurt om een CRM-template te maken, is de ontwikkelaar hier minder tijd aan kwijt dan wanneer hij het from scratch moet opleveren.

Automatiseer klantcontact met HubSpot. Een dashboard voor het beheren van al je klantgesprekken via je website, sociale media of e-mail. Inclusief offertemodules in jouw huisstijl, waarbij je klant online kan tekenen.

Wat zijn de nadelen van CRM via Excel?

Zodra het bedrijf groeit in klanten staat er steeds meer data in Excel. De kans is groot dat ook het aantal medewerkers die werken in de Excel-bestanden toeneemt.

Naast dat het lastig is om met meerdere mensen tegelijkertijd in een Excel-bestand te werken, zijn er weinig integratie-mogelijkheden met andere systemen. Denk aan een koppeling met agenda’s of factureringssoftware. Wat ook een nadeel is van CRM via Excel is dat het systeem zelf geen input geeft. Bijvoorbeeld wanneer het een goed moment is om een klant te bellen,  of wanneer er een mooie verkoopkans is. Je moet zelf alle acties zien, en maken.

Excel biedt geen integraties en je verliest hierin snel het overzicht.

Om dat overzicht te zien, is een grote uitdaging in Excel. Bij tien klanten zie je nog wel wanneer het laatste contact is geweest en waarover dat ging. Maar zodra je tientallen klanten krijgt en er wekelijks nieuwe bijkomen én afvallen, is het overzicht al snel kwijt. Daarnaast raakt de data dan al snel verouderd.

Bij een klein aantal klantrelaties kun je prima de data bijhouden met Excel. Maar zodra je bedrijf groeit, kun je eigenlijk niet zonder een echt CRM-systeem om je klantrelaties te managen.