CRM software
menu

CRM via Excel

CRM via ExcelEr zijn verschillende systemen waarin je klantgegevens kunt vastleggen. CRM via Excel wordt vooral door startende en kleinere ondernemers ingezet. Het bijhouden van gegevens via Excel is betaalbaar en eenvoudig in gebruik. Toch kleven er ook nadelen aan CRM via Excel.

Hoe meer je van je klanten weet, des te beter het is voor je bedrijf. Meer informatie zorgt er nu eenmaal voor dat je klanten en prospects beter kunt bedienen. Tenminste, als je hier overzicht in kunt houden en de data actueel blijft. Om gegevens van (potentiële) klanten te registreren kun je gebruikmaken van speciale CRM-software (Customer Relationship Management), maar er zijn ook ondernemers die dit bijhouden via Excel.

Hoe werkt CRM via Excel?

CRM helpt je om alle belangrijke data van je zakelijke relaties op een centrale plek te bewaren. Denk aan contactgegevens, afspraken en taken naar aanleiding van gevoerde gesprekken. In Excel vind je een aantal standaardsjablonen die kunnen dienen als basis voor een CRM-systeem, zoals de template klantcontactpersonen. Ook zijn er bedrijven die (tegen betaling) uitgebreidere CRM-sjablonen aanbieden.

Excel is geen CRM maar biedt wel sjablonen voor klantgegevens.

Wat zijn de voordelen van CRM via Excel?

Bedrijven die (nog) weinig klanten en relaties hebben, houden deze gegevens vaak bij in Excel omdat het makkelijk in gebruik is. De meeste mensen zijn al bekend met andere templates van Excel, waardoor het bovendien vertrouwd aanvoelt.

Een ander voordeel is dat een groot deel van het programmeerwerk al is gedaan door Microsoft (de aanbieder van Excel). Als je een externe partij inhuurt om een CRM-template te maken, is de ontwikkelaar hier minder tijd aan kwijt dan wanneer hij het from scratch zou moeten opleveren.

Zoek je CRM-software? Teamleader biedt klantenbeheer, projectmanagement en facturatie. 11.000 mkb-bedrijven gingen je voor.

Wat zijn de nadelen van CRM via Excel?

Zodra het bedrijf groeit – en het aantal klanten misschien wel flink toeneemt – staat er steeds meer data in Excel. Bovendien is de kans groot dat ook het aantal medewerkers is toegenomen, die wellicht allemaal (tegelijkertijd) toegang nodig hebben tot de data in het CRM-systeem.

Naast dat het lastig is om met meerdere mensen tegelijkertijd in een Excel-bestand te werken, zijn er weinig integratie-mogelijkheden met andere systemen. Denk aan een koppeling met agenda’s of factureringssoftware. Wat ook een nadeel is van CRM via Excel is dat het systeem zelf geen input geeft. Bijvoorbeeld wanneer je een klant zou moeten bellen of er een mooie verkoopkans is. Je moet dus zelf alle acties zien, en maken.

Excel biedt geen integraties en je verliest hierin snel het overzicht.

Om dat overzicht te zien, is een grote uitdaging in Excel. Bij tien klanten zie je nog wel wanneer het laatste contact is geweest en waarover dat ging. Maar zodra je tientallen klanten krijgt en er wekelijks nieuwe bijkomen én afvallen, is het overzicht al snel kwijt. Daarnaast raakt de data dan al snel verouderd.

Bij een gering aantal klantrelaties kun je prima uit de voeten met Excel. Maar zodra je bedrijf groeit, kun je eigenlijk niet zonder een echt CRM-systeem om je klantrelaties te managen.