CRM-functies

Er zijn ontzettend veel CRM-aanbieders en iedereen pronkt weer met andere functies. Sommige software specialiseert zich in een specifieke sector van de markt, terwijl andere aanbieders juist algemene functies bieden. Welke functies zijn er allemaal en waar moet je op letten?

Inhoud:

• Welke functies zijn essentieel?
• Klantenbeheer
• Organisatieprocessen in je CRM-software opnemen
• CRM functies vergelijken
• Integraties met je CRM systeem

Welke functies zijn essentieel in CRM-software?

Met CRM-software beheer je je klantrelaties. Alle gegevens van de klant staan op één plek en alle functies zijn hierop gericht. Door koppelingen met je mail of bijvoorbeeld je agenda staan ook contactmomenten met de klant op diezelfde plek. Zo bewaar jij het overzicht beter en kun je snel nieuwe vragen beantwoorden.

De essentiële functies van CRM-software zijn onder te verdelen in de onderstaande groepen:

1. Klantenbeheer
2. Activiteitenbeheer
3. Verkoopbeheer

In de meeste CRM-software zitten deze functies wel, al zal het ene pakket sommige functies verder uitbreiden dan de ander. Zo zal het ene pakket wat meer gericht zijn op het ondersteunen van bestaande klantrelaties en klanttevredenheid, terwijl het andere meer gericht is op het winnen van nieuwe klanten of laten groeien van je omzet. Let daarom goed op welke functies belangrijk zijn voor je bedrijf. Welke data wil je bewaren en hoe wil je die zien? Welke integraties heeft jouw bedrijf nodig?

Zoek je CRM-software? Teamleader biedt klantenbeheer, projectmanagement en facturatie. 11.000 mkb-bedrijven gingen je voor.

Klantenbeheer

Alle gegevens van je contacten kun je opnemen in de CRM-software. Naast naam, adres en geboortedatum kun je per contact ook documenten, notities, activiteiten, geschiedenis en contact via sociale media hierin bewaren.

Per contact zie je in het CRM-systeem dus alle gegevens die daarbij horen, waardoor je niet zelf in losse software moet gaan zoeken naar mailcontact, aankoophistorie, of afspraken. Om de gegevens overzichtelijk te houden kun je je contacten in groepen of per bedrijf sorteren. Mocht een klant of iemand van een bepaald bedrijf al met een van je teamleden in contact zijn, dan zie je dit terug in het CRM-systeem.

Via CRM-software zie je direct met welke bedrijven of relaties jij of collega’s al in contact zijn (geweest).

Activiteitenbeheer

Door het systeem te koppelen met een agenda, zie je elke afspraak met individuele klanten ook terug in de klantgegevens. Op die manier zie je ook of je collega’s al afspraken hebben staan met deze klant. CRM-software heeft daarnaast ook een centrale agenda-functie, waar je afspraken van jezelf en je teamgenoten in zet.

Door deze functie stel je ook makkelijk takenlijsten en herinneringen op. Ook het beheren van projecten kan binnen CRM-software. Het aanmaken van een offerte gebeurt namelijk in de software, welke je erna omzet in een project.

Voor elk project kun je zelf deadlines opstellen, budgetten bepalen of rapportages (en soms zelfs direct facturen) maken. Doordat projecten en agendapunten in de CRM-software staan is het ook mogelijk om in hetzelfde systeem je urenregistratie bij te houden.

Bepaal zelf welke verkoopdoelen je wilt halen en monitor de budgetten, planningen, deadlines, offertes en urenregistratie.

Communicatie

Door de software te koppelen aan de verschillende media binnen je organisatie krijg je een overzicht van de effectiviteit van elk kanaal. Op die manier hou je in de gaten of je klanten via sociale media beter kunt bereiken.

Zeker de pakketten die wat meer gericht zijn op de verkoop- of marketingafdeling van je bedrijf zijn vaak sterk in het creeren en benaderen van doelgroepen. Denk hierbij aan het gericht nieuwsbrieven sturen naar specifieke relaties. In een goed systeem kun je zelfs via een planning en budget je marketingactiviteiten beoordelen.

Verkoopbeheer

Met CRM-software voor klantrelatiebeheer kun je je verkoopkansen volgen. Wanneer een nieuwe (of bestaande) klant een informatieaanvraag doet via de mail of een ander kanaal, wordt dit geregistreerd als een verkoopkans. Deze kansen zie je terug in een overzicht. Mocht de kans omgezet worden in een deal, dan maakt de CRM-software zelfstandig een offerte aan voor deze klant.

Na het afronden van een project verstuur je natuurlijk een factuur. Binnen CRM-software stel je makkelijk een nieuwe factuur op. Sommige CRM-software hanteren ook een real-time wisselkoers, waarmee je naar buitenlandse klanten een factuur in hun munteenheid stuurt.

Rapportages

Je CRM-software helpt je dus met het bewaren van overzicht. Veel softwarepakketten hebben daarnaast ook rapportagefuncties, die je meer inzicht geven in de data binnen de software. Op die manier analyseer je de verkopen of bijvoorbeeld je klantenbestand. Het geeft je daarmee meer inzicht in je bedrijfsresultaten.

Daarnaast zijn er rapportagefuncties waarmee je de concurrentie, marktomvang en marktaandeel van je bedrijf analyseert. Intern contact tussen collega’s kan ook binnen de CRM-software, zodat interne informatie toegankelijk blijft.

CRM functies vergelijken

Zoals eerder benoemd beschikken CRM-systemen over ontzettend veel mogelijkheden voor ondernemingen in alle sectoren. Tijdens je zoektocht naar een goed systeem is het daarom vooral handig om te weten welke functies voor je onderneming en bedrijfsprocessen noodzakelijk zijn.

Je wil natuurlijk niet teveel betalen voor software en er ook niet na verloop van tijd achter komen dat je een boel dure functies helemaal niet gebruikt. De meeste leveranciers van CRM-software bieden gratis proefversies aan. Door dit te gebruiken kom je erachter welke functies je het meest gebruikt en nodig hebt.

Integratie

CRM-software is te koppelen aan andere apps en software. Door veel bedrijfszaken te integreren kun je veel processen op één plek uitvoeren. De ene leverancier zal meer integraties aanbieden dan de ander, bepaal dus tijdens je zoektocht welke koppelingen je bedrijf nodig heeft. Enkele integraties die je zou kunnen selecteren zijn:

1. Emailmarketing-integratie: beheer mailinglijsten, plan de frequentie van je email marketing en houdt de resultaten bij door bijvoorbeeld te tracken wie je mails opent.
2. Telefoon-integratie: Als telefoon een belangrijke manier van communiceren is voor je bedrijf, kun je met deze integratie de data daarvan vastleggen en analyseren.
3. Ecommerce-integratie: als je sales afhangen van e-commerce, is het belangrijk te weten of je website’s e-commerce platform integreert met de CRM-software.
4. Sociale media-integratie: door sociale media te integreren is het makkelijker je contact met klanten te analyseren.