CRM in Outlook

De meeste CRM-systemen bieden integraties met andere systemen, wat het bijhouden van een klantendatabase eenvoudiger maakt. Een veelvoorkomende integratie is CRM in Microsoft Office, waardoor je ook in Outlook van CRM-functies gebruik kunt maken. Hoe werkt het en wat levert zo’n integratie op?

Door je Microsoft Office-account te koppelen aan je CRM-systeem synchroniseren je gegevens in beide systemen automatisch, waardoor je nieuwe data uit je inbox, agenda of planner bijvoorbeeld niet hoeft over te nemen in je CRM-systeem.

Koppeling tussen Microsoft Office, Outlook en CRM

Als je CRM-software gebruikt die een directe integratie of koppeling heeft met Microsoft Office, dan kun je binnen deze programma’s functies van je CRM gebruiken. Andersom kun je data direct terugzien in je CRM-software.

Zo kun je mail die je ontvangt in Outlook dankzij deze koppeling automatisch in de centrale inbox van je CRM terugvinden. Hierdoor verstuur je snel offertes, orders en facturen naar je contacten. Dit kan immers meestal allemaal vanuit je CRM-systeem.

Met een koppeling tussen Office en CRM stuur je offertes zonder Outlook te openen.

De data die je binnen krijgt in je Microsoft Office-applicaties zal echter ook automatisch worden opgeslagen in je CRM-systeem. Je hoeft Outlook bijvoorbeeld niet te verlaten om e-mails en contactpersonen te koppelen aan relatiekaarten en activiteiten in je CRM-systeem.

Zodra je een nieuwe mail in je inbox krijgt herkent je CRM systeem of dit een bestaande of niet-bestaande contactpersoon is. Bij bestaande contacten zal de nieuwe mail dus meteen aan hen gekoppeld worden, bij een nieuwe maakt het systeem zelf een nieuwe relatiekaart aan met de gegevens uit de mail.

Binnen Outlook kun je daarnaast ook actiepunten toevoegen aan een contact. In het menu zie je bij ‘add-ins’ de opties die het CRM biedt, zoals het toevoegen van een nieuwe lead of nieuwe takenlijsten.

Automatiseer klantcontact met HubSpot. Een dashboard voor het beheren van al je klantgesprekken via je website, sociale media of e-mail. Inclusief offertemodules in jouw huisstijl, waarbij je klant online kan tekenen.

Daarnaast kun je ook een koppeling maken met Outlook Calendar. Elk afspraakverzoek die je krijgt via je agenda, koppel je gelijk aan je contact of project in CRM. Zo houd je de klanthistorie bij en is iedereen in je team op de hoogte.

Ook voeg je eenvoudig notities toe aan je agendapunten via OneNote, waarin je bijhoudt wat besproken is. Alle informatie die je aanmaakt in Office programma’s is zo automatisch gekoppeld aan de juiste klant of medewerker.