Relatiesoftware

Relatiesoftware helpt je om de band met je klant te versterken. Een jaarlijkse email om iemand te feliciteren met zijn verjaardag is niet meer genoeg. Klanten willen zich gehoord voelen. Gebeurt dit niet, dan zullen zij zonder pardon overstappen naar een andere aanbieder. Met relatiesoftware bied je de service die klanten verwachten en speel je makkelijker in op commerciële kansen.

Veel bedrijven focussen zich op het binnenhalen van nieuwe klanten, terwijl er vaak ook nog een heleboel uit bestaande relaties valt te halen. Om dit te kunnen doen, moet je uiteraard wel weten wat er speelt bij de klant. Relatiesoftware helpt je om te inventariseren waar je klanten behoefte aan hebben, zodat je hier (al dan niet op een commerciële manier) kunt inspelen.

Zoek je relatiesoftware? Teamleader biedt klantenbeheer, projectmanagement en facturatie. 11.000 mkb-bedrijven gingen je voor.

Wat is relatiesoftware?

Met relatiesoftware kun je alle relevante klantgegevens verzamelen en op een centrale plek bewaren. Door de relatie vervolgens goed te beheren, leer je de klant beter kennen en weet je wat zijn behoeftes zijn. Dit geldt voor de korte termijn, maar de software helpt je ook om te voorspellen waar de klant op termijn waarschijnlijk behoefte aan heeft.

In CRM-software, zoals relatiesoftware ook wel wordt genoemd, noteer je namelijk alles wat belangrijk kan zijn voor de klantrelatie. Denk aan persoonlijke gegevens, aankopen, verkoopgesprekken en servicevragen. Door dit in kaart te brengen krijg je niet alleen een goed inzicht in hoe de relatie zich ontwikkelt, het zorgt er ook voor dat je op het juiste moment op een gepaste manier kunt reageren.

Wat kun je met relatiesoftware?

In eerste instantie zorgt relatiesoftware ervoor dat je je klanten op maat kunt bedienen. Naast dat de software je eraan kan herinneren dat het tijd is om contact op te nemen met een bepaalde klant, zorgt het programma er ook voor dat je goed voorbereid het gesprek ingaat. Om te achterhalen wat er voorgaande keren is besproken, hoef je immers alleen maar in het systeem te kijken.

Een ander voordeel van relatiesoftware is dat je de relaties kunt onderbrengen in verschillende categorieën. Zoals potentiële klanten, (trouwe) klanten, inactieve klanten en leveranciers. Hier kun je je communicatie op afstemmen. Een potentiële klant benader je bijvoorbeeld anders dan een verloren klant die weg is gegaan omdat hij niet (meer) tevreden was over de service.

Daarnaast bevatten de meeste CRM-systemen allerlei rapportagetools, waarmee je onder meer kunt achterhalen hoe het met de verkoopprestaties is gesteld en hoe de omzet zich ontwikkelt. Ook kun je per klant zien hoe winstgevend de relatie is. Zo kun je tot de ontdekking komen dat de klant die slechts enkele keren per jaar een grote order plaatst eigenlijk veel winstgevender is dan die contactpersoon die maandelijks wat koopt, maar wel een enorme druk legt op de klantenservice.

Relatiesoftware zorgt ervoor dat je klanten beter maatwerk kunt bieden.

Relatiesoftware koppelen met andere systemen

Je kunt relatiesoftware als een losstaand systeem gebruiken, maar vaak is het ook mogelijk om de software te koppelen met andere programma’s. Het voordeel hiervan is dat je een nog completer beeld krijgt van je klanten. Als het CRM-systeem bijvoorbeeld is gekoppeld met een boekhoudpakket, zie je ook de financiële gegevens terug in de relatiesoftware. Stel dat hij een factuur niet heeft betaald, dan zie je dit in zijn profiel.

Ook mailsystemen, zoals Outlook en Gmail, worden vaak gekoppeld met relatiesoftware. Het voordeel van zo’n integratie is dat je gesprekken via de mail eenvoudig kunt toevoegen aan het account van de klant. Wat ook vaak gebeurt is dat (bepaalde) contacten uit het CRM-systeem worden geïmporteerd naar een marketingprogramma, zodat er bijvoorbeeld een emailcampagne naar warme leads kan worden gestuurd.

Hoe kies je de juiste relatiesoftware?

Veel relatiesoftwarepakketten zijn modulair opgebouwd, waardoor je de functionaliteiten kunt kiezen die je nodig hebt voor jouw bedrijf. Vaak is er een basispakket met daarin functies voor relatiebeheer en sales. Daarnaast is het gebruikelijk dat er modules zijn voor bijvoorbeeld projectmanagement, klantenservice of marketing.

Naast de keuze voor de modules is het handig om te kijken in hoeverre de relatiesoftware kan worden gekoppeld aan andere systemen. Hoe groter het bedrijf wordt, des te fijner het is wanneer de systemen goed met elkaar communiceren.